Матрицата на Айзенхауер

В началото на всяка година, всеки месец, че дори и всяка седмица много хора си представят какви велики дела те могат да свършат и какви големи цели могат да постигнат. Но минава време и плановете не се реализират, а мечтите за по-добър живот си остават само мечти.

Преди няколко дни говорих с една позната - собственичка на фирма в сферата на услугите и тя се изненада, колко много неща съм успяла да направя за по-малко от два месеца от тази година - непрекъснато да работя с няколко клиенти, да провеждам консултаци и обучение на персонала, да проведа няколко уебинара и тренинга, да подготвям два големи проекта, да издам книга, да работя по своите онлайн проекти, непрекъснато да пътувам и при това да намирам време за почивка. Тя буквално ми каза следното: "Аз имам толкова задачи за вършене, че в края на деня забравям на кой свят се намирам. При това уж все нещо правя по цял ден, а не виждам никакви резултати. Сигурно не избирам точните задачи."

Познато ли ви е състоянието, когато по цял ден се въртите, вършите хиляди задачи, а като погледнете един-два месеца назад, виждате, че не сте доближили своите цели с нито стъпка? Нито вашият бизнес е станал по-печеливш, нито живота като цяло е станал по-успешен? В същото време, лавина от всекидневните ви задачи направо ви затрупва и вие често пропускате да направите нещо важно: да се обадите на някой клиент, да извършете някакво плащане навреме, дори да отделите половин час за да хапнете нещо. Да не говорим за някакви далечни задачи да направите бизнеса си по-успешен.

Искам малко да ви помогна да познавате задачите, които наистина са важни за вашия бизнес и да бъдете доста по-сигурни, когато в края на деня се питате, дали сте доближили своите мечти с поне още една малка стъпчица?

Всичко е въпрос на приоритети. Съществуват десетки различни методики на тайм мениджмънт (управление на времето), които могат да ви помогнат всеки ден да се съсредоточавате върху задачите, които гарантирано ще ви помогнат в реална перспектива да постигнете своите цели.

Ако никога целенасочено не сте се занимавали с планирането на своето време, препоръчвам ви като начало да използвате матрицата на Айзенхауер, която лично на мен много ми помага да не изпускам от погледа своите приоритетни задачи.

Тя може да бъде представена като четири квадрата, всеки от които побира част от вашите задачи за деня.

Как да използвате тази матрица? Просто в началото на всеки ден (или седмица, месец) разпределете всичките си задачи според тази матрица, в съответствие с тяхната важност и спешност. Това ще ви отнеме не повече от 5-10 минути, но ще ви гарантира, че няма да пропуснете да направите възможно най-доброто за постигането на вашите приоритетни цели. Започвайте деня от задачите тип А, после В и С.

Важни и спешни задачи

Това са задачите, които трябва да свършите без да отлагате и неизпълнението на които може да има за вас някакви негативни последствия. Тези задачи вече не могат да бъдат отлагани и често трябва да бъдат извършени на определена дата.

Например, вие трябва да се обадите на клиента, с когото сте се разбрали да се чуете в конкретен ден – в противен случай вие можете да не подпишете договор; да платите някаква такса, защото е дошъл крайния срок след който ще се начисляват лихви; да отидете на лекар, защото после може да има проблем със здравето и т.н.

На теория квадратът с важните и спешни задачи трябва да бъде празен, но на практика повечето от нас почти всеки ден имат такива задачи. Част от тях се пораждат от нашия мързел и неумението да планираме своето време, част от извънредните ситуации. Има, разбира се, и такива задачи, които са планирани за точно определен ден и не могат да бъдат пренесени.

Важни, но неспешни задачи

В тази група влизат важните задачи, които след кратко време могат да станат спешни. Обърнете внимание върху тази група задачи – точно те ви помагат да постигате своите цели в бизнеса и живота!

Това са всички задачи, които сте планирали да изпълните по своите проекти (а вашите проекти, на своя ред, със своето изпълнение ви доближават до постигането на вашите цели).

Например, вие имате цел – увеличаване на обема на продажбите във вашия бизнес. За да постигнете целта си, вие трябва да извършите определени стъпки, действия. Всяка стъпка може да бъде разделена на задачи, които трябва да изпълните в определен период от време. Точно тези задачи се явяват важни за постигането на целта ви, но не са спешни, ако се изпълняват в планираното от вас време.

Или, например, вие искате да подобрите своето здраве. За целта трябва да правите физкултура, да се храните здравословно и т.н.

Всичко това може да бъде представено във вид на отделни дребни задачи, които да планирате за всеки ден или седмица.

Неважни, но спешни задачи

Обикновено в тази група попадат задачите, които не ви доближават към вашите цели, но които все пак задължително трябва да свършите.

Например, да изпратите честитка за рожден ден (изненада, но Петър и тази година има рожден ден точно днес!), да присъствате на някаква среща, от която не можете да се откажете и т.н.

Най-добрия начин да не отделяте ценното си време за задачите от тази категория е да ги делегирате на някой друг. Ако имате такава възможност – направете го задължително.

Неважни и неспешни задачи

Това е най-неприятната категория задачи. Тези задачи не са важни, не са спешни, но точно тях най-много искаме да правим. Това е нашата „краста“ - четене на клюкарски списания, компютърни игри, гледане на тъпи филмчета, сърфинг в интернет и много друго (вие ги познавате). Сред бизнес задачите също има такива „крастави“ - по сто пъти да проверяваме изпълнението на някакви задачи, да провеждаме ненужни съвещания, с часове отново и отново да даваме „ценни указания“ и т.н.

Тук е важно да знаете, че понякога хората започват да се занимават с безсмислени неща просто защото се изморяват и подсъзнателно търсят начин да починат. Точно тук е грешката! Когато вършим тези неважни и неспешни задачи, ние отнемаме от своята енергия за да симулираме някаква дейност, но вместо да починем, забиваме главата си още повече.

Решението е да планирате за всеки ден няколко кратки пълноценни почивки. Нека това да бъдат два пъти по 15 минути, но през това време вие ще съберете силите да правите нещо наистина важно за постигането на вашите цели. Направете кратка разходка, отпуснете се в тишина или направете няколко лесни физически упражнения.

Матрицата на Айзенхауер не е единствен възможен начин да организирате своето време, но ви го препоръчвам като един от най-добрите за определяне и изпълнение на наистина важни за вас цели. Просто се старайте да имате колкото може по-малко важни и спешни задачи, никакви неважни и неспешни и основното си внимане отделяйте върху важни и неспешни задачи.

А за това, какви задачи са наистина важни за вашият бизнес, аз ви разказвам и показвам по време на моите уебинари, тренинги, пиша го в своите книги. Скоро ще стартираме нови интересни проекти.

Приятели, а вие как определяте своите приоритетни задачи за деня? Или никак - подхващате наред? :)

Успех!

Оксана Лалова

Автор на Успешни Бизнес Системи.
Експерт по системно развитие на бизнес.
Помагам на предприемачите да вкарат ред в маркетинга, продажбите и персонала.

Коментар
Например: 59+8