Бизнес като система

Какво е бизнес система и систематизация на бизнес? Какъв отговор искате да получите - лесен или сложен? Ще ви ги дам и двата.

Така се е случило, че се занимавам със систематизацията на бизнес повече от двадесет години, още от студентските си години. За всичките тези години бизнесът и икономиката доста са се променили. За какво да говорим - светът се е променил! Само едно правило остана непокътнато: успешният бизнес се изгражда върху успешни бизнес системи. И тези системи могат да се променят във времето.

В най-общ вид, систематизацията на бизнеса е закрепване на успешните практики и процеси в дейността на фирмата чрез превръщането им в системи. Повече за това, как работят бизнес системите, можете да прочетете тук.

Как процес си превръща в система?

Най-лесния начин да разберете какво е систематизацията, е да си представите една книга с рецепти. Всяка рецепта е описание на един процес, който цели получаването на определен резултат. За да се осъществява процесът, ви трябват някакви ресурси и правила за работа.

Всеки систематизиран процес, трябва да има цел, ресурси, правила за взаимодействие.

Например, ако разгледаме процеса "печене на хляб" от гледната точка на систематизацията.

  • Целта на процеса е да получите изпечен хляб.
  • Ресурсите, които ви трябват са: брашно, вода, сол и т.н. Освен това, ви трябва да имате фурна, съд или машина за месене на тесто, както и човек, който пряко ще се занимава с месенето и печенето на хляб.
  • Правилата са написани в рецептата: "смесваме съставките, слагаме във фурната" и т.н.

В книгата за рецептите процесът "печене на хляб" е систематизиран, т.е. трите основни елемента на системата "Печене на хляб" са подробно описани.

Няколко процеса могат да се обединяват в по-сложни системи. В нашият пример това ще изглежда по слединия начин: рецепта на хляб е описание на един систематизиран процес. Няколко рецепти за резлични видове хляб, събрани в рубриката "Печене на хляб" представляват система за изработката на хляб. А цялата книга с рецепти - глобална система за производство на храна у дома.

Правилна система дава перфектен резултат

Основното предимство на систематизацията е, че ние значително покачваме вероятността за получаване на перфектен резултат.

Спомнете си рецептата за хляб. Хлябът може да се приготви и без да имате някаква рецепта - просто си спомняте какво с какво и в какви количества се смесва и го слагате във фурната, отбелязвайки времето "на око". Ще получите ли хубав хляб? Ако сте готвач с опит - най-вероятно да.

Сега си представете ситуация, когато се налага да научите млад готвач на вашата рецепта. Дали той ще успее да направи също такъв хубав хляб, само слушайки вашите указания и наблюдавайки вашите действия? Напълно е възможно. А ще може ли той да повтори своят добър резултат една седмица след вашите обяснения? Вероятно - не.

А каква е вероятността младия готвач да направи също като вашият перфектен хляб, ако разполага с подробно описана рецепта - не измислена, а описваща стъпка по стъпка точно това, което правите? Шансът хлябът на младия готвач да бъде много добър ще доближават 100%.

Да се върнем към бизнеса.

Какви системи съществуват в бизнеса?

Във всеки бизнес съществуват отделни процеси, които могат да бъдат систематизирани. Такива процеси са стотици и, дори, хиляди. Дори и най-малкия бизнес има много процеси. Дали всичките те трябва да се систематизират?

В идеалния случай всичко трябва да бъде систематизирано. Както, например, става в Мак Доналдс, където дори и най-дребните процеси (например, ежедневното миене на пода) са систематизирани. На практика, целият бизнес на Мак Доналдс е систематизиран.

Лесно е да систематизираш добре работещ бизнес - просто взимаш и описваш всички процеси - от начина за търсене на клиенти до правилата за изплащане на честитки за рожденните дни на клиентите.

Но перфектно работещия бизнес не се среща често. Да се върнем от небето на земята и да помислим за следното: има ли смисъл да се систематизира процес, който не работи добре?

Например, вие полагате страхотни усилия и финанси, за да привлечете нови клиенти, но резултатът от вашите действия е обезсърчаващ. Има ли смисъл да се систематизират вашите действия по привличането на клиенти? Т.е. те да се направят задължителни и, съответно, да се гарантира определен резултат (в дадения случай плачевен). Глупаво е, нали? Това е все едно да направите книга с рецепти, използването на които да ви гарантира получаването на студени пържоли и топла салата.

Да обобщим:

Систематизацията означава формализиране (описание) на някакъв процес. Описанието задължително включва: цел / крайния резултат, който трябва да се получи, ресурси (човешки, финансови, материално-технически и др.) и конкретни дейности. С други думи - какво трябва да получим използвайки определени ресурси по определен начин.

Друг важен момент в систематизацията е задължаване на персонала да използват системата на практика. Спомняте ли всички тези ценни указания, които се трупат в някои фирми и се покриват с прах, защото никой не си прави труда дори да ги погледне? И най-перфектният план няма да работи, ако никой не го реализира.

Правила за систематизация на бизнес процеси

1. Трябва да се систематизират само тези процеси, които вече работят и гарантирано дават определен резултат (постигат определена цел).

2. Системите могат да бъдат собствени и заимствани. Собствените системи вие описвате самостоятелно, когато искате да закрепите в дейността на фирмата някакъв добър резултат.

Например, ако някой търговец във вашата фирма продава перфектно, вие можете да запишете неговия начин на работа, да го систематизирате и въведете в бизнеса си като задължителна система.

Друг начин да получите работеща система е да я вземете наготово. Това е удачен начин да имате перфектни резултати в областите, в които не сте специалисти. Например, можете да вземете готова система или част от системата за онлайн маркетинг, подготвена и тествана от съответния експерт.

Между другото, основата на всеки франчайзинг е систематизацията на целия бизнес. Купувайки франчайз вие, де факто, купувате пълната "книга с рецепти" на съответния бизнес.

3. Системите могат да се променят във времето. Това, което работи днес, може да не работи утре, затова е нормално от време на време системите да се променят и актуализират. Освен това, случва се, че някои системи напълно изпадат от бизнеса. Например, кой сега използва система за продажби по факс?

4. Систематизацията на някой процес може да се сметне за приключила, когато всичко е формализирано, т.е. записано в писмен и/или цифров вид - постъпкови планове за действие, чеклистове, допълнителни информационни материали, конкретни задължения на служителите на определно работно място, форми за отчетност и т.н. Важно е хората, които участват в процеса да бъдат обучени и да знаят какво точно трябва да правят и как да се отчитат за постигнатия резултат.

Основни бизнес системи

Технология за систематизацията на бизнес "3+1 основни бизнес системи", определя четири основни бизнес системи, които има във всеки бизнес. Те са важни, защото пряко влияят върху печалбата на фирмата. Това са системите за привличане на клиенти, система на продажбите, система за работа с клиентска база и система "производство на продукти и услуги".

Всяка от тези системи съдържа в себе си десетки по-малки системи, решаващи локални задачи и имащи локални цели. Например, системата за привличане на киленти включва в себе си система за привличане на клиенти чрез социалните мрежи, система за
привличане на клиенти чрез сайт, система за привличане на клиенти чрез партньори и т.н. Системата на продажбите може да включва система за продажби по телефона, система за продажби по време на акции, система на мърчандайзинг и т.н.

Започнете да си правите собствена "книга с бизнес рецепти". Можете да я наречете, например "Кодекс" или "Вътрешни правила" или по някакъв друг начин. В тази книга може да има различни рубрики - "Книга на продажбите" (вашите техники за продажби, подготовка и извършване на акции, отговори на възражения на вашите клиенти и т.н.), "Книга на маркетинга" (маркетинг кит, макети на рекламни материали, правила за публикуване на реклами в интернет и т.н.), "Регламенти за персонала" (действия на персонала в различни ситуации) и друго.

Сложно обяснение за това, какво е систематизация на бизнес

Сега ще дам още едно обяснение какво е систематизация на бизнес. Ако до тук моите обяснения са ви били достатъчни, спокойно можете да пропуснете тази част.

Съществува една много интересна наука, наречена "икономическа кибернетика". Признавам, че това е любимата ми наука, която според мен, позволява лесно мультиплициране на перфектните бизнес резултати. Този извод съм направила след дългогодишното използване на практика на принципите на тази наука, която още в Университета съм изучавала на теория.

Икономическата кибернетика основно се занимава със систематизация на различни социално-икономически процеси (бизнес процесите са част от тях). Някои от основните принципи, върху които се изгражда научният подход към систематизацията са: всеки процес може да бъде оптимизиран, т.е. да бъде приведен във вид, даващ максимално добър резултат. Всеки успешен процес може да бъде систематизиран, т.е. подробно описан. Всеки систематизиран процес ще дава заявения резултат с много добра вероятност и може да бъде повторен много пъти (а това ни дава възможност за точно прогнозиране).

Всяка система съществува с определена цел, в нея взаимодействат определени субекти (хора), те разполагат с определени ресурси и взаимодействат помежду си и с външни за системата обекти и субекти по определени правила.

Например, какво става в системата за привличане на клиенти (елементи на системата):

  • цел - осигуряване на входящ поток от потенциални клиенти
  • субекти - персонал, който работи в отдел или направление "Маркетинг"
  • ресурси - финансови (бюджет за маркетинг), технически (компютри, ксерокси, телефони), времеви (работно време) и т.н.
  • взаимодействие - вътрешни правила, длъжностни характеристики, постъпкови планове за действие, чеклистове, указания, скриптове, форми за отчетност и т.н.
  • външни обекти и субекти - рекламни площадки - списания, вестници, сайтове и т.н., администратори на сайтове в интернет, печатници и т.н.

В подсистемите, които влизат в някоя система, елементите се определят по същия начин. Например, за системата за привличане на клиенти от социалните мрежи целта ще бъде "осигуряване на входящ поток от потенциални клиенти от социалните мрежи". Останалите елементи вече можете лесно да определите самостоятелно.

Систематизацията на бизнеса включва избор на най-успешните начини за работа, тези които дават най-добър резултат точно във вашия бизнес и тяхното "закрепване" - описание на всички елементи на системата и въвеждане в практика на цялата система.

Успех!

Оксана Лалова

Автор на Успешни Бизнес Системи.
Експерт по системно развитие на бизнес.
Помагам на предприемачите да вкарат ред в маркетинга, продажбите и персонала.

Коментар