Систематизация на бизнес във въпроси и отговори

Какво е бизнес система и систематизацията на бизнес?

В най-общия вид систематизацията на бизнес е закрепване на успешните практики и процеси в дейността на фирмата чрез превръщането им в системи.

Тук можете да прочетете лесно и сложно описание на това, какво е бизнес система и как се прави систематизация на бизнес процесите.

С какво систематизацията е полезна за предприечмачите?

Ако вашият бизнес не може да работи без вашето пряко участие в него, значи на практика вие нямате бизнес, а само едно работно място, към което сте вързани, въпреки, че се казвате "предприемач".

Единствен начин да станете свободни и да получавате удоволствие от факта, че сте собственик на бизнес е систематизацията. Тя ви позволява да получавате гарантирано добри резултати там, където това е важно за вас - да привличате достатъчен брой нови клиенти, да продавате повече, да стимулирате клиентите да се връщат при вас, да получавате по-добра печалба, правилно да делегирате рутинните дейности и да освобождавате своето време.

Какви са признаците на това, че бизнесът ви не е систематизиран?

• Вие отделяте много време за да "запушвате дупки" в бизнеса си и да изпълнявате спешни задачи.
• Получаваните печалби никак не отговарят от усилията, които влагате в бизнеса.
• Вместо да имате свободата и самочуствието на собственик на бизнес, вие сте "вързани" за бизнеса си.
• Вие не можете да го оставите без внимание, дори за кратко.
• Персоналът работи неефективно и не върши това, за което е нает.
• Редовно се случват грешки в работата. Понякога се забравят да се свършат важни неща.

Защо систематизацията прави бизнеса по-успешен?

1. Систематизацията позволява на практика винаги да се постига максимално добър резултат в различните дейности

А това, на свой ред, позволява на фирмата да получава гарантирана печалба и значително улеснява цялото управление на бизнеса.

Систематизирайки своят бизнес, вие можете много по-лесно да го управлявате (дори да го правите дистанционно), при това да осигурявате гарантиран резултат от дейността във вид на определен обем от продажби и определена печалба. Това, на свой ред, освобождава доста време за собственика на бизнеса.

2. Вие никога няма да изпускате крайната цел на работата

Така, например, вашите специалисти по маркетинг наистина ще ви осигуряват необходим брой потенциални клиенти, а вашите продавачи или търговци ще продават, а не само ще симулират бурна дейност без никакъв резултат.

3. Бързо получавате идеален персонал

Щом веднъж елементите на системата са описани, те лесно се използват при наемане и първоначално обучение на персонала. Вие винаги ще имате добре обучен персонал, който работи по гарантирано ефективен начин.

Грешките в работата на персонала драстично намаляват, а при наличие на такива, лесно могат да бъдат открити и поправени много бързо.

4. Напускането на добър служител не е голям проблем за фирмата

Систематиразията позволява да не се "забравят" успешните бизнес практики, защото те вече са описани в системата и могат да бъдат използвани отново и отново със същият добър резултат.

5. Контролът е по-лесен

Собственика (и съответния ръководител) отделя много по-малко време за управление и контрол. Правилата за работата на персонала са ясни, както и начините за контрол и отчетност за извършената работа на всеки етап от дейността.

6. Бизнесът може да бъде лесно мащабиран (разширен)

7. Бизнесът може да бъде лесно продаден или "клониран" чрез франчайзинг

Какви системи могат да съществуват в бизнеса?

Всеки бизнес има стотици, а понякога и хиляди различни бизнес процеси, всеки от които може да бъде систематизиран, т.е. превърнат в система.

Моят опит показва, че най-напред специално внимание трябва да отделите на 3+1 основни бизнес системи, които пряко участват в генерирането на печалбата във всеки бизнес. Това са система за привличане на клиенти, система за продажби, система за работа с клиентска база и още една бизнес система - производство на продукти или услуги.

Как на практика става систематизацията?

Преди да се систематизират, процесите трябва да се тестват (да се провери работата им на практика). След това се систематизират само  тези, които са показали най-добър резултат с оглед постигането на целите на всяка конкретна система. Това ви гарантира винаги да използвате в бизнеса си най-добрите похвати и техники.

С други думи, правите някакъв процес перфектен, след това подробно описвате всички елементи на системата и въвеждате всичко това като задължителна процедура във вашия бизнес. Или взимате готова система и я адаптирате за своя бизнес.

Задължително ли е целият бизнес да се систематизира напълно?

Това е хубавата новина - можете да систематизирате постепенно. Можете да започнете да систематизирате отделни дейности една след друга и когато ще поискате да има по-голяма подреденост в бизнеса, да преминете към систематизацията на сложни големи процеси. Дори можете да го направите още в момента!

Изберете си някакъв процес в бизнеса, който вече работи много добре при вас, опишете всичките му елементи и го въведете като задължителна практика - обучете персонала и го задължете да работи по вашата фирмена система.

Може ли да се систематизира нещо, което не работи добре?

Не. Това не само е бизсмислено, а и опасно за вашия бизнес! Например, ако в момента входящия поток от клиенти във вашия бизнес е явно недостатъчен, значи вие правите нещо грешно и резултата ви е съответен. Систематизацията работи, само когато е въведена на практика, т.е. се прилага в дейността на фирмата. Ако систематизирате неуспешната практика, значи тя ще стане задължителна за вашия бизнес! Бихте ли искали да продължавате да усещате липса на клиенти, при това с гарантиран (лош) резултат?

Затова ви препоръчвам първо да накарате някой процес да работи достатъчно добре, а след това да го систематизирате. В моят пример, първо започнете да въвеждате техники и начини за покачване на входящия поток, изберете най-успешните за вашия бизнес и след това ги систематизирайте.

Друг начин е да въведете някоя готова система, която ще работи гарантирано добре във вашият бизнес. Но дори и в този случай първо трябва да тествате тази система и, ако трябва, да я коригирате за да отразява спецификата на точно вашия бизнес.

Като веднъж се направят системи те ще работят завинаги?

Винаги нещо, което работи добре, може да се накара да работи още по-добре. Всяка бизнес система може да бъде усъвършенствана и допълвана. Например, ако намирате нова техника за стимулиране на продажбите, опитвате я в бизнеса си и виждате, че тя дава много добър резултат, нищо не ви пречи да я добавите към своята система за продажби и да продавате повече. Още повече, че когато има добра основа и вие разбирате как работи вашият бизнес,  допълванията и корекциите стават много лесно.

Имате още въпроси? Задавайте ги в коментарите - аз с удоволствие ще ви отговоря.